Perencanaan diawali dengan munculnya ide atau alasan untuk mengadakan sebuah kegiatan. Langkah berikutnya adalah mulai membuat konsep acara atau draft rencana kegiatan tersebut.
Perencanaan yang baik tidak dilakukan oleh banyak orang, tetapi hanya dilakukan oleh mereka yang berkedudukan sebagai konseptor. Semakin banyak kepala yang berpikir, belum tentu menjadi nilai lebih. Tetapi terkadang malah memperlama proses pengonsepan kegiatan karena semakin banyak pihak yang terlibat, akan semakin sulit menyatukan pandangan. Hendaknya yang menjadi konseptor adalah orang-orang yang benar-benar memiliki kemampuan dan pemahaman terhadap kegiatan yang akan diadakan.
Dalam tahap ini dihasilkan konsep kegiatan, personel yang dibutuhkan dan jadwal waktu. Sehingga dalam tahap berikutnya, tinggal membagi tugas kepanitiaan dan melakukan persiapan sesuai tugas masing-masing.
B. Pengorganisasian
“Jika Anda gagal mempersiapkan, Anda bersiap untuk gagal”
Jika langkah perencanaan telah selesai, kemudian hasilnya dibawa ke kelomok yang lebih besar. Yakni mulai dengan langkah membentuk kepanitiaan (panitia penyelenggara). Semua kegiatan tentu tidak lepas dari kepanitiaan baik panitia kecil maupun panitia yang membutuhkan banyak SDM, dimana suatu tim kepanitian tersebut dapat saling bekerja sama dan memiliki satu tujuan yang jelas untuk mendukung kegiatan tersebut. Sehingga dengan adanya kepanitiaan yang terstruktur, kegiatan dapat berjalan secara sistematis. Besar kecilnya orang yang terlibat dalam kepanitiaan tentu saja disesuaikan dengan kebutuhan. Selain kekurangan SDM bisa menjadi masalah, kelebihan yang terlalu banyak juga bisa menimbulkan masalah. Karena mengatur banyak orang lebih sulit dari pada sedikit orang. Masalah juga bisa timbul dari sisi biaya, yang seharusnya bisa lebih hemat jika yang terlibat tidak terlalu banyak.
Pada setiap jabatan yang ada dalam kepanitiaan pasti memiliki tugas, tanggung jawab, wewenang dan deskripsi jabatan (Deskripsi Pekerjaan) yang berbeda-beda. Semakin tinggi suatu jabatan biasanya semakin tinggi tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. Dengan pembagian tugas tersebut maka pekerjaan menjadi ringan. Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing. Disinilah salah satu prinsip dari manajemen. Yaitu membagi-bagi tugas sesuai dengan keahliannya masing-masing.
Peran pemimpin dalam kepanitiaan sangat penting. Pemimpin yang baik, mampu mengelola SDM yang dipimpinnya agar mempersiapkan setiap detail yang telah direncanakan. Sehingga pada tahap berikutnya berjalan dengan lancar.
C. Menggerakan “Ribuan langkah besar tidak akan terwujud tanpa adanya satu langkah kecil yang pertama”
Pelaksanaan dari sebuah kegiatan merupakan puncak dari hasil kerja sama sebuah kepanitiaan, dengan harapan sebuah tim kepanitiaan dapat saling membantu dan memberikan solusi terhadap suatu masalah yang terjadi antara panitia satu dengan yang lain. Sehingga, dalam keadaan apapun, kegiatan dapat berjalan dengan lancar dan sukses.
Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas dan kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal khusus sehingga perlu dilakukan penyesuian. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.
D. Controlling
“Lelah itu pasti, namun menyerah adalah pilihan. Sesungguhnya banyak orang tidak tahu betapa persahabatan mereka dengan kesuksesan saat mereka memutuskan untuk menyerah”
Pengontrolan terhadap suatu kegiatan juga salah satu aspek yang sangat penting saat kegiatan tersebut berlangsung. Pengontrolan disini adalah tugas dari seorang pemimpin. Pengontrolan dilakukan dari berbagai aspek kerja yaitu serta emosi tim kepanitiaan, kondisi kegiatan, kenyamanan peserta, waktu berlangsungnya tiap sesi dari susunan acara yang telah dibuat, dsb. Tujuan dari diadakannya pengontrolan ini adalah agar kegiatan dapat berjalan sesuai susunan acara dan konsep yang telah disepakati sebelumnya, sehingga kegiatan tersebut menghasilkan hasil yang maksimal.
Dan jika ada masalah akibat hambatan yang belum terduga sebelumnya, seorang pemimpin harus mampu mengatasinya. Pada tahap ini diperlukan pemimpin yang mampu mengambil keputusan dengan tepat dan cepat. Tugas pemimpin dalam tahap ini memang cenderung lebih ringan daripada panitia pelaksana yang banyak bekerja. Tetapi tanggung jawab terbesar tetap berada di pundak pemimpin.
Yang terpenting dalam pengontrolan adalah bagaimana sejak dini dapat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan koreksi, antisipasi dan penyesuaian-
penyesuaian sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi.
e. Mengevaluasi
“Guru yang paling baik adalah pengalaman, namun langkah lebih bijak jika kita bisa belajar dari pengalaman orang lain”
Jika seluruh kegiatan telah selesai, maka yang dilakukan selanjutnya adalah evaluasi. Mengapa hal ini diperlukan, karena dengan adanya setiap permasalahan atau kekurangan yang terjadi dapat diketahui dan dikumpulkan sebagai arsip, sehingga pada kegiatan serupa selanjutnya dapat dijadikan pelajaran dan diharapkan untuk kegiatan yang selanjutnya tidak terulang permasalahan yang serupa. Evaluasi minimal dilakukan sekali di akhir kegiatan. Namun, perlu juga dilakukan evaluasi di tengah-tengah pelaksanaan kegiatan, tanpa mengganggu pemutaran kegiatan. Evaluasi juga merupakan salah satu sarana “controling” ketika kegiatan berlangsung.
Jika setiap tahap POACE di atas dilaksanakan dengan baik, maka tercapainya tujuan akan lebih pasti. Pemimpin tentu saja tidak pernah meninggalkan satu tahappun. Dan memang setiap tahap dari Perencanaan hingga Evaluasi menjadi tanggung jawab utama pemimpin. |
Komentar
Posting Komentar